Le présent site web de l'Association des familles Besner (AFB) n'utilise pas la technique des cookies (témoins) placés sur les appareils des visiteurs de son site web impliquant d'autres tierces parties notamment ceux de Google Universal Analytics, Stat Counter ou You Tube. 

L'AFB ne fait aucune démarche, ni prend aucun moyen, pour repérer les sites visités par les visiteurs avant ou après la visite du site AFB. 

Le logiciel de création ToWeb de Lauyan Software exploite un processus d'autorisation d'accès aux rubriques protégées et réservées aux membres de l'AFB. Le tout de façon sécuritaire et efficace à l'aide de cookies techniques nécessaires pour le bon usage des membres.

Par ailleurs, sur le serveur web, l'AFB cumule d'autres données statistiques en accédant au module logiciel AWStats rendu disponible par notre hébergeur professionnel Web Hosting Canada. AWStats est un module universellement disponible sur les serveurs en mode partagé des hébergeurs commerciaux. AWStats est un logiciel libre sous licence GPL v3+.

Ce module AWStats cueille des données anonymes dont les adresses IP des visiteurs, les types de navigateurs, le nombre de pages visités et le les nombres des visites périodiques, la provenance des visiteurs par pays, les visites des nombreux robots qui scrutent le site, etc. Ces données sont uniquement pour l'information du webmestre et ne sont pas communiqué à de tierces parties. Ce type de « suivi d’audience », informe l'AFB sur comment nos visiteurs utilisent notre site et de quelle partie de la planète ils proviennent. Ceci pouvant nous permettre d'améliorer le site web ainsi que l'expérience des utilisateurs. Aucune donnée n'est transmise à des tierces parties.

Il y a un lien Facebook sur le site uniquement pour informer et amener le cas échéant les utilisateurs à visiter la page du groupe privé Facebook de l'AFB. Aucun échange de données n'a lieu entre l'AFB et Facebook sauf un lien sur notre site web vers notre page de groupe privé FamilleBesner Facebook.

Quelques rubriques sont accessibles uniquement par nos membres en règle qui peuvent accéder, de façon sécuritaire et protégée, notamment à des données généalogiques, à des rapports financiers, aux copies numériques des bulletins numériques de l'AFB, etc.

Aucune liste des membres n'est disponible en ligne ou autrement mise à part des besoins des gestionnaire autorisés de l'AFB. Seules les coordonnées des membres du Conseil d'administration sont accessibles par les membres et par tous les visiteurs. Les coordonnées des membres du CA sont d'ailleurs disponibles au Registraire des entreprises du Québec. Les membres du CA ont par ailleurs chacun une adresse de courriel fonctionnelle comme presidence@famillebesner.ca, tresorerie@famillebesner.ca, etc.

L'AFB conserve en toute sécurité et confidentialité les données et les coordonnées de ses membres en règle. Ceci selon les meilleurs pratiques. Elle tient, selon la récente loi, un registre officiel des incidents de confidentialité et le cas échéant prend les actions requises. 

Pour terminer, la personne exerçant la présidence de l'AFB est désignée responsable selon la loi de la protection des renseignements personnels notamment ceux des membres. Ses coordonnées se trouvent à la rubrique CONTACTS du site.

Devant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. C’est pourquoi, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1, l’Association des Familles Besner Inc. respecte le droit à la vie privée de chaque individu, et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès de tout individu membre, participant, bénévole ou visiteur. 

Les renseignements personnels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’Association des Familles Besner Inc.

Les renseignements généalogiques des familles Besner sont accessibles uniquement aux membres de l’Association des Familles Besner Inc.

Les renseignements personnels que l’Association des Familles Besner Inc. peut recueillir sont,
entre autres :

● Nom;
● Prénom;
● Genre ;
● Adresse résidentielle;
● Numéro de téléphone;
● Adresse courriel;
● Adresse IP (Internet Protocol);
● Les renseignements qui permettent d’établir et de retracer la généalogie d’un individu ou d’une famille et qui sont du domaine public ou transmis à la personne responsable en toute connaissance de cause. (Date et lieu de naissance, nom du père et de la mère et leur lieu respectif de naissance, date de mariage et de décès des parents, lignée Besner, fratrie, enfants…)

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis via des formulaires.
Nous utilisons également, comme indiqué dans la section suivante, des recherches sur le WEB et/ou journaux pour réunir des informations concernant les familles Besner.

Formulaires et interactivité: 

Vos renseignements personnels sont collectés par le biais de formulaires, à savoir :
▪ Formulaire d’adhésion pour devenir membre.
▪ Formulaire d’inscription aux activités.
▪ Formulaire de collecte de données généalogiques.

Vos renseignements sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et notre courriel et ce, de la façon suivante:

• Commentaires
• Correspondance

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
▪ Statistiques
▪ Contacts
▪ Données généalogiques sur le site WEB accessibles aux membres seulement.

Droit d’opposition et de retrait

Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos 
renseignements personnels. 

Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux membres et individus des familles Besner et aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.

Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux membres et individus des
familles Besner et aux internautes de demander que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion ou les données généalogiques du site WEB. 

Droit d’accès 

Nous nous engageons à reconnaître un droit d’accès et de rectification aux personnes
concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez nous rejoindre :
Responsable : Présidence du CA 

Par la poste ou par courriel: 

ASSOCIATION DES FAMILLES BESNER INC.
60, rue Brébeuf, Châteauguay, (Québec) J6K 2A1

presidence@famillebesner.ca

L’Association des Familles Besner Inc. respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès des individus membres, bénévoles, visiteurs et des participants aux différentes activités et à respecter les dispositions énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1. Les renseignements personnels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’Association des Familles Besner Inc.

La présente loi ne s’applique pas à la collecte, la détention, l’utilisation ou la communication de matériel journalistique, historique ou généalogique à une fin d’information légitime du public. (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1, Article 1)

Source consultée le 31 janvier 2024 : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1/20210201

1. DÉFINITIONS

1.1. Bénévole
Tout individu non rémunéré qui travaille à la mission de l’Association des Familles
Besner Inc.

1.2. Données généalogiques
Toutes données qui permettent d’établir la généalogie d’un individu et d’une famille à une fin d’information légitime du public. (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 Article 1).

1.3. Évènement
Tout évènement que l’Association des Familles Besner Inc. gère ou organise.

1.4. Formulaire d’adhésion à l’Association
Formulaire mis à la disposition de tout individu éligible selon les règlements généraux, pour signifier à l’Association son intention de devenir membre et de transmettre volontairement à la personne responsable ses renseignements personnels.

1.5. Formulaire de collecte des renseignements généalogiques
Formulaire mis à la disposition de tout individu, pour transmettre volontairement à la personne responsable ses renseignements personnels et généalogiques.

1.6. Formulaire d’inscription à un évènement de l’Association
Formulaire mis à la disposition de tout individu, pour transmettre volontairement à la personne responsable ses renseignements personnels lors de l’inscription à un évènement organisé ou géré par l’Association.

1.7. Incident de confidentialité
Tout accès non autorisé par la loi 25 à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

1.8. Membre de l’Association
Tout individu ayant acquitté la cotisation annuelle à l’Association des Familles Besner Inc. est considéré comme membre et ce, conformément aux règlements généraux de cette l’Association.

1.9. Participant
Tout individu, qui fournit des renseignements personnels à l’Association des Familles Besner Inc. en lien avec la réalisation d’un évènement, la création d’une publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un service.

1.10. Publication
Toute publication produite par l’Association des Familles Besner Inc. ou à laquelle l’Association des Familles Besner Inc. contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, photo, électronique ou autre).

1.11. Registre des incidents de confidentialité
L’ensemble des renseignements personnels consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les
dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

1.12. Risque sérieux de préjudices
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».

1.13. Renseignement personnel
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1, article 2).

Les renseignements personnels que l’Association des Familles Besner Inc. peut
recueillir sont, entre autres :
. Nom;
. Prénom;
. Genre ;
. Adresse résidentielle;
. Numéro de téléphone;
. Adresse courriel;
. Adresse IP (Internet Protocol);
. Les renseignements qui permettent d’établir et de retracer la généalogie d’un individu ou d’une famille et qui sont du domaine public ou transmis à la personne responsable en toute connaissance de cause : (Date et lieu de naissance, nom du père et de la mère et leur lieu de naissance, leur date respective de mariage et de décès des parents, lignée Besner, fratrie, enfants…)

Note :
. Pour plus de certitude, les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements personnels ;
. Les données statistiques ne sont pas des renseignements personnels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;
. Les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement personnel relatif à cet individu.

1.13.1. Classification des données
La classification des données s'applique à toutes les données personnelles détenues par l’Association des Familles Besner Inc., quel que soit leur format (papier, électronique, photo etc.) ou leur emplacement (serveurs internes, services infonuagiques, etc.). La classification des données se trouve dans le dictionnaire de données de l’Association des Familles Besner Inc.

L’Association des Familles Besner Inc. adopte les niveaux de classification de données suivants :

. Renseignements personnels : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de  l’identifier. (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1, article 2)

. Données internes : Informations accessibles aux administrateurs, bénévoles, consultants et sous-traitants qui ont besoin de les connaître à des fins professionnelles.

. Données publiques : Toute donnée qui peut être librement partagée avec le public sans risque de préjudice pour l'organisation, ses membres ou ses parties prenantes. Les données publiques peuvent être diffusées librement.

. Données généalogiques : Toutes données qui permettent d’établir la généalogie d’un individu et d’une famille à une fin d’information légitime du public. (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1, article 1)

1.14. Service ou activité
Tout service que l’Association des Familles Besner Inc. rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.

1.15. Visiteur
Tout individu non membre et non participant, qui consulte le site web ou qui envoie un message courriel à l’adresse de l’Association des Familles Besner Inc. et qui fournit des renseignements personnels à l’Association des Familles Besner Inc.

2. PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS

Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo/photo) ou non. Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme membre ou bénévole de l’Association des Familles Besner Inc. constituent un renseignement personnel relatif à cet individu.

3. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

3.1. Les administrateurs et les bénévoles sont tenus d’adhérer à la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de l’Association des Familles Besner Inc.

3.2. L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation avec l’Association des Familles Besner Inc. et survit à la fin de cette relation.

4. COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

4.1. Fin pour laquelle s’effectue la collecte de renseignements personnels

L’Association des Familles Besner Inc. peut utiliser les renseignements personnels aux fins
suivantes :
. Pour fournir des services ;
. Pour gérer la relation avec utilisateurs ;
. Pour identifier les personnes dans les bases de données des membres ;
. Pour gérer l’Association et ses activités ;
. Pour documenter la généalogie des Familles Besner ;
. Pour répondre aux questions reçues par l’intermédiaire du site, par courriel ou par téléphone ;
. Pour contacter les individus à des fins de collecte de fonds ;
. Pour faciliter et traiter les inscriptions à certains évènements et services ;
. Pour communiquer la mission et les évènements de l’Association ;
. Pour percevoir le paiement de la cotisation, d’inscription aux évènements, de dons et des achats d’articles ;
. Pour faire le suivi des communications ;
. Pour améliorer le site et faciliter le développement de nouveaux services, outils et fonctionnalités sur le site de l’Association ;
. Toute autre fin permise ou exigée par la loi.

4.2. Collecte des renseignements personnels
L’Association des Familles Besner Inc. peut recueillir des renseignements personnels lors de la consultation du site internet ; par exemple, nous pouvons demander de fournir des renseignements personnels pour :
. Compléter le formulaire pour devenir membre de l’Association des Familles Besner Inc.
. Être commanditaire du journal de l’Association des Familles Besner Inc. 
. Utiliser les services de l’Association ;
. Mettre à jour ou renouveler un compte d’utilisateur ;
. Faire un don ;
. Acheter un article depuis le site ;
. Envoyer une question ou un commentaire à l’Association par courriel, téléphone, télécopieur ou par l’intermédiaire de notre site ;
. Communiquer avec un bénévole ou un administrateur par téléphone, en personne ou par un autre moyen ;
. Participer à un évènement organisé par l’Association des Familles Besner Inc. ou associé à celle-ci ;
. Afficher des commentaires, des messages ou autres contenus sur le site de l’Association y compris sur les outils en ligne, sur la page Web pour nous joindre ou par l’intermédiaire d’autres fonctionnalités du site qui vous permettent d’afficher vos propres commentaires, messages et contenu ;
. Utiliser des fonctionnalités de notre site qui nécessitent des renseignements personnels.

Les renseignements personnels affichés, utilisés ou divulgués par l’intermédiaire d’une page X (Twitter), d’une page Facebook ou de tout autre site de réseautage social font l’objet de la politique sur la protection des renseignements personnels de ces sites Web
et ne sont pas concernés par la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

4.3. Constitution de dossiers
L’Association des Familles Besner Inc. peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements personnels concernant les membres ou les bénévoles. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
. maintenir les coordonnées à jour ;
. documenter des situations de bénévolat ;
. permettre, dans le cas des administrateurs et des bénévoles, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi.
. permettre d’établir et de retracer la généalogie d’un individu à partir d’informations qui sont du domaine public ou transmis à la personne concernée en toute connaissance de cause.

L’Association des Familles Besner Inc. peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements personnels concernant les participants, les membres .les visiteurs du site web et les bénévoles. La constitution de tels dossiers a pour objet
de permettre à l’Association des Familles Besner Inc. de réaliser un évènement, une publication, de réaliser une activité, d’établir et de retracer la généalogie d’un individu ou d’une famille ou de fournir un service.

L’Association des Familles Besner Inc. peut seulement recueillir les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements personnels seulement à ces fins.

Les renseignements personnels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée 
auprès d’autrui ou que la loi l’autorise ou si l’information est du domaine public.

5. GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

5.1. Présidence
.La présidence, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La présidence peut déléguer cette responsabilité par résolution du conseil d’administration. Sur le principal site web de l’Association des Familles Besner Inc. doit être indiqué, sous le titre de la présidence ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.

La personne responsable s’assure de la tenue d’un registre des incidents de confidentialité.

5.2. Personne responsable de la protection des renseignements
Sous réserve de l’article 5.3, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est autorisée à accéder à tout renseignement personnel que détient l’Association des Familles Besner Inc. Les bénévoles mandatés sont autorisés à accéder aux renseignements personnels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

5.3. Incident de confidentialité
Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Lorsqu’un individu bénévole, membre, participant ou visiteur constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la personne responsable de la protection des renseignements personnels afin qu’il soit inscrit au registre. Un individu bénévole, membre, participant ou visiteur doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la présidence ou à la personne responsable.

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
. Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
. Une brève description des circonstances de l’incident ;
. La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
. La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
. Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

La personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice. Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versées au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

6. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Les bénévoles mandatés ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :

. S’assurer que les renseignements personnels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé ;
. S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements personnels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe.
. Garder les renseignements personnels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de l’Association des Familles Besner Inc.

7. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Les renseignements personnels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements personnels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

Pour plus de certitude, les renseignements personnels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les
renseignements personnels le concernant soient conservés pour permettre à l’Association des Familles Besner Inc. de le recontacter dans le futur.

8. DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À UN TIERS 

Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements personnels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

Les renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

Tel que permis par la loi, l’Association des Familles Besner Inc. peut divulguer des renseignements personnels nécessaires à sa défense ou celle de ses membres et ses bénévoles contre toute réclamation ou poursuite intentée contre l’Association des Familles Besner Inc. ou ses membres ou ses bénévoles, par ou de la part d’un individu participant, membre, bénévole, visiteur ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un individu participant, membre, bénévole ou visiteur.

9. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À LA PERSONNE CONCERNÉE 

Sous réserve de l’article 9.2, les individus participants, membres, bénévoles ou visiteurs ont le droit de connaître les renseignements personnels que l’Association des Familles Besner Inc. a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

L’Association des Familles Besner Inc. doit restreindre l’accès aux renseignements personnels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements personnels au sujet d’un tiers.

Une demande d’un individu participant, membre, bénévole ou visiteur en lien avec l’article

9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

10. MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ 

Un bénévole mandaté manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
• communique des renseignements personnels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès ;
• discute de renseignements personnels à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Association des Familles Besner Inc. alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
• laisse des renseignements personnels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
• fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation de son mandat ou de toute autre relation avec l’Association des Familles Besner Inc., seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

11. RECOURS 

S’il s’avère que les renseignements personnels d’un individu ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la présidence de l’Association des Familles Besner Inc., ou auprès du conseil d’administration de l’Association des Familles Besner Inc. si la plainte concerne la présidence.

Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements personnels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de l’Association des Familles Besner Inc. d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

12. MODIFICATIONS A LA PRESENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS .PERSONNELS 

L’Association des Familles Besner Inc. peut, de temps à autre et à sa seule discrétion, modifier la présente politique sur la protection des renseignements personnels sans donner de préavis à cet effet. La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels par l’Association des Familles Besner Inc. sont régies par la version de la présente politique sur la protection des renseignements personnels alors en vigueur. L’Association des Familles Besner Inc. affichera la version la plus récente sur son site, veillant à préciser en haut de cette page la date de révision de cette politique sur la protection des renseignements personnels. Il appartient aux personnes concernées par la politique sur la protection des renseignements personnels de la vérifier périodiquement pour s’assurer d’être au fait de toute mise à jour ou de tout changement. L’utilisation du site de l’Association des Familles Besner Inc. à la suite de changements apportés à la présente politique sur la protection des renseignements personnels constitue un consentement aux dispositions de la politique sur la protection des renseignements
personnels modifiée.

Adoptée par le Conseil d’administration de l’Association des Familles Besner Inc. le 19 février 2024.

ANNEXES

Annexe A: DÉCLARATION RELATIVE À LA CONFIDENTIALITÉ PAR LES BÉNÉVOLES MANDATES

Je, soussigné(e), déclare avoir lu la Politique de confidentialité de l’Association des Familles
Besner Inc. et m’engage à en respecter les termes. Je reconnais et accepte que mon obligation
de confidentialité survive à la fin de mon mandat auprès de l’Association des Familles Besner
Inc.

Signé à ____________________________ Le : ________________________________

Nom en lettres moulées : ____________________________

Signature : ______________________________________

Annexe B : INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : PLAN DE RÉPONSE
Démarches à effectuer

Lorsqu’un individu participant, membre, bénévole ou visiteur constate un incident de confidentialité, il communique avec la personne responsable par le biais d’un formulaire de signalement prévu à cette fin.

La personne responsable évalue si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, selon la définition présentée à l’annexe D.

La personne responsable identifie les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice .et pour prévenir de nouveaux incidents.

Dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la personne responsable, prévient sans délai la Commission d’accès à l’information (CAI) via le formulaire prévu à cette fin et tout individu dont les renseignements personnels sont affectés.

La personne responsable tient un registre de tous les incidents. 

La personne responsable répond à la demande de la CAI d’avoir une copie du registre, le cas échéant.

Annexe C : INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : CONTENU DE LA COMMUNICATION AUX PERSONNES CONCERNÉES

Quand

Tel qu’indiqué à l’article 5.5 de la présente politique, un organisme doit aviser « avec diligence » toutes les personnes dont les renseignements personnels ont été touchés par un incident de confidentialité. Cet avis doit être envoyé directement aux personnes concernées.

Contenu

Comme c’est le cas pour l’avis écrit à la CAI, l’avis écrit aux personnes concernées doit contenir les éléments suivants :

. Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;

. Une brève description des circonstances de l’incident ;

. La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;

. Une brève description des mesures que l’organisme a prises ou entend prendre suivant l’incident dans le but de réduire les risques de préjudice ;

. Les mesures que l’organisme suggère à la personne concernée de prendre dans le but de réduire/atténuer les risques de préjudice ;

. Les coordonnées de la personne auprès de laquelle la personne concernée peut obtenir de plus amples renseignements à propos de l’incident.

Annexe D INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : QUESTIONNAIRE D’ÉVALUATION DU « RISQUE SÉRIEUX DE PRÉJUDICE GRAVE »

Évaluer si l’incident présente un risque de préjudice sérieux !

*1 Le questionnaire respecte le Règlement sur les incidents de confidentialité

Note : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a produit une vidéo d’aide à l’évaluation:  Consulté le XXXXX

Pour tout incident de confidentialité, l’organisation doit évaluer la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées. Pour ce faire, elle doit considérer, notamment :

1. Quelle est la sensibilité des renseignements concernés ?
2. Quelles sont les conséquences appréhendées de leur utilisation ?
3. Quelle est la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ?

1. Renseignements sensibles
. Documents financiers ;
. Dossiers médicaux ;
. Les renseignements personnels que l’on communique de manière courante ne sont généralement pas considérés comme sensibles (nom, adresse) ;
. Sauf si le contexte en fait des renseignements sensibles : nom, adresses associées à des périodiques spécialisés ou à des activités qui les identifient.

2. Préjudice grave
. Humiliation ;
. Dommage à la réputation ou aux relations ;
. Perte de possibilité d’emploi ou d’occasion d’affaires ou d’activités professionnelles ;
. Perte financière ;
. Vol d’identité ;
. Effet négatif sur le dossier de crédit ;
. Dommage aux biens ou leur perte ;

3. Pour déterminer la probabilité d’un mauvais usage
. Qu’est-il arrivé et quels sont les risques qu’un individu subisse un préjudice en raison de l’atteinte ?
. Qui a eu accès aux renseignements personnels ou aurait pu y avoir accès ?
. Combien de temps les renseignements personnels ont-ils été exposés ?
. A-t-on constaté un mauvais usage des renseignements ?
. L’intention malveillante a-t-elle été démontrée (vol, piratage) ?
. Les renseignements ont-ils été exposés à des entités ou à des personnes susceptibles de les utiliser pour causer un préjudice ou qui représentent un risque pour la réputation de la ou des personnes touchées.

Si l’analyse fait ressortir un risque de préjudice sérieux, l’organisation doit aviser la Commission et les personnes concernées de l’incident. Dans le cas contraire, elle doit tout de même poursuivre ses travaux pour réduire les risques et éviter qu’un incident de même nature se produise à nouveau.

*1 Le questionnaire respecte le Règlement sur les incidents de confidentialité
Note : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a produit une vidéo d’aide à l’évaluation :  Consulté le XXXXX